Home / Kinh nghiệm kế toán tổng hợp / Quy định về sao kê tài liệu kế toán ai cũng nên biết

Quy định về sao kê tài liệu kế toán ai cũng nên biết

Khi sử dụng tài liệu kế toán để tránh làm mất bản chinh chúng ta thường sao kê ra nhiều bản phụ để sử dụng. Vậy với những bản sao kê này cần lưu ý những gì khi sử dụng. Cần những gì để có giá trị tương ứng với bản chính. Kế toán Lê Ánh xin gửi đến bạn đọc bài viết nghiệp vụ chi tiết tại đây nhé.

>>>>Xem thêm: Hướng dẫn nộp bảng cân đối phát sinh và thuyết minh báo cáo tài chính qua mạng

I. Quy định chi tiết về việc sao kê tài liệu kế toán  

Nghị định 174/2016 quy định chi tiết về những điều trong luật kế toán có hướng dẫn chi tiết về chứng từ kế toán và tài liệu sao chụp. Quy định chi tiết về tài liệu kế toán sao chụp cần lưu ý như sau: 
1. Quy định về chứng từ kế toán
 Chứng từ kế toán cần lựa chọn chi tiết đầy đủ chi tiết, rõ ràng chi tiết đầy đủ và kịp thời chính xác để dễ kiểm tra , dà soát và đối chiếu theo những nội dung quy định tại điều 16 có trong luật kế toán. 
Đối với đơn vị kế toán áp dụng với hoạt động kinh doanh chủ động xây dựng và thiết kế theo biểu mẫu chứng kế toán đảm bảo đầy đủ những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán đã quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật kế toán. Quy định phù hợp với đặc điểm của hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mình trừ những trường hợp phù hợp với các đặc điểm hoạt động yêu cầu quản lý với đơn vị mình trừ trường hợp khi sao kê khế toán có những quy đinh khác.
Đối với trường hợp người ký trên chứng từ là người khiếm thị hay bị mù hoàn toàn thì khi ký trên chứng từ phải có người thị lực khỏe mạnh phân công của đơn vị  phát sinh chứng từ chứng kiến.  Trường hợp người khiếm thị không bị mù hoàn toàn thì thực ký chứng từ kế toán đúng như quy định tại luật kế toán đã nêu. 
Đối với đơn vị kế toán được sử dụng chứng từ điện tử theo quy định tại điều 17 sẽ được sử dụng chữ ký điện tử thực hiện theo quy định của Luật giao dịch điện tử.
Đối với những chứng từ kế toán có nội dụng ghi và trao đổi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ sách kế toán hay lập báo cáo tài chính phải được thực hiện theo những nội dung đã quy định chi tiết tại khoản 1 Điều 16 Luật kế toán được ấn định theo tiếng việt. Đối với đơn vị kế toán thực hiện phải có trách nhiệm về tính chính xác của nội dung chứng từ kế toán được dịch sang tiếng Việt. Bản phiên dịch phải kèm theo bảng chính.

toàn bộ thủ tục sao kê về tài liệu kế toán
                              Khi sao kê tài liệu kế toán ra những bản mềm doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo tài liệu quy định 

Đối với những tài liệu kế toán ban hành kèm theo chứng từ viết bằng tiếng nước ngoài, kèm theo đầy đủ các loại hồ sơ chứng từ và dự án đầu tư kèm theo báo cáo quyết toán cùng những tài liệu liên quan của đơn vị kế toán không  phải dịch ra tiếng Việt trừ khi đơn vị có yêu cầu của đơn vị cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 

II. Quy định về tài liệu kế toán sao chụp 

Đối với tài liệu kế toán sao kê thì doanh nghiệp phải được chụp từ bản chính và tài liệu kế toán sao chụp này phải có giá trị lưu trữ như bản chính. Đối với tài liệu kế toán sau khi sao chụp cần phải có chữ ký và dấu xác nhận bằng dấu (nếu có) người đại diện theo theo luật của đơn vị kế toán lưu theo bản chính hoặc áp dụng với cơ quan nhà nước phải quyết định tạm giữ và tịch thu tài liệu kế toán.

Đơn vị kế toán sử dụng tài liệu chỉ được sao kê tài liệu trong các trường hợp quy định tài khoản 2, 3, 4, 5 Điều này.

Trường hợp mà đơn vị kế toán co kèm theo dự án đầu tư và viện trợ của nước ngoài cần có thêm bản cam kết nộp chứng từ kế toán bản chính cho nhà tài trợ nước ngoài. Như vậy  chứng từ kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp Luật hoặc người được ủy quyền. 

Nếu chứng từ thuộc về dự án và đề tài do cơ quan và đơn vị chủ trì nhưng được triển khai tại nhiều cơ quan đơn vị khác nhau thì chứng từ kế toán sẽ được lưu tại cơ quan và đơn vị trực tiếp sử dụng theo kinh phí của dự án, chương trình của đề tài đó. Trường hợp doanh nghiệp có quy định và dự án được sử dụng và triển khai ở nhiều cơ quan và những đơn vị khác theo chứng từ được lưu trữ ở cơ quan thuế, đơn vị chủ trì và đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí phải làm bản sao kế chụp lại chứng từ mang về cơ quan và đơn vị chủ trì của cơ quan và đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí thực hiện sao chụp chứng từ kế toán phải gửi bản chụp đầy đủ có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật. 
Trường hợp tài liệu kế toán của cơ quan nhà nước phải tạm giữ hoặc tịch thu bản chính thì tài liệu kế toán sao chụp để lại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện có thẩm quyền phải quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.

nguyên tắc sao kê tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán khi sao kê cần thực hiện theo những nguyên tắc nào

Với trường hợp tài liệu kế toán đã mất hay bị hủy vì những nguyên nhân khách quan do thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và hay những nguyên nhân khác thì đơn vị kế toán phải đến các đơn vị mua hóa đơn đó và những đơn vị bán hàng hóa dịch vụ có liên quan để sao chụp tài liệu kế toán.

Đối với tài liệu sao chụp cần có chữ ký và đóng dấu xác nhận nếu có của người đại diện pháp luật  (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán và những đơn vị có liên quan khác. 
Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản hay chấm dứt hoạt động kinh doanh thì trường hợp này người đai diện phải sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được” và chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý về việc xác nhận xác định tài khoản liên quan.

Bạn đọc quan tâm tham khảo thông tin chi  tiết tại nghị định NĐ176/2016/NĐ-CP

Bài viết hay có thể tham khảo: Muốn tách họ và tên trong excel thì phải làm như thế nào

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *