Công tác phí là khoản phát sinh thường xuyên tại các doanh nghiệp. Kế toán nên hạch toán các nghiệp vụ này ra sao, phải làm như thế nào để đúng với chuẩn mực kế toán. Tham khảo ngay bài viết hướng dẫn thanh toán công tác phí do kế toán trưởng tại kế toán Lê Ánh trình bày tại đây nhé.
>>>Xem thêm: Học kế toán doanh nghiệp sản xuất tại Hà Nội
I. HỒ SỞ TẠM ỨNG CÔNG TÁC PHÍ GỒM NHỮNG GÌ?
Quy trình làm hồ sơ thanh toán công tác phí tại doanh nghiệp bắt đầu từ lên dự kiến trong hồ sơ tạm ứng ban đầu gồm các bước sau:
- Đề xuất công tác
- Dự toán chi cho đoàn công tác (càng chi tiết càng tốt)
- Quyết định điều cử đi công tác của giám đốc khoá học hành chính sự nghiệp
- Lên rõ lịch trình công tác trong từng ngày cụ thể
- Lên giá chi phí đi lại: phiếu báo giá máy bay, xe khách, tàu hỏa Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không áp dụng với đối tượng được thanh toán vé máy bay.
- Giấy mời có chi phí liên quan đến lịch công tác
- Khi thực hiện thanh toán công tác phí, bộ phận được phân lập kế hoạch công tác cụ thể: nơi đi, nơi cần đến, bao nhiêu ngày. học kế toán ở tphcm
- Ghi rõ lý do tạm ứng tiền đi công tác vào việc gì có được trưởng bộ phận và ban giám đốc phê duyệt không.
- Trên chứng từ thanh toán cần ghi đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung, ngày hoàn ứng lại …
- Nếu được duyệt dự toán công tác phí, kế toán lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02–TT) ghi rõ thông tin họ tên, chữ ký.
Chi phí vé máy bay để hoàn thiện thủ tục thanh toán công tác phí phải có đủ chứng từ
II. CHỨNG TỪ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ
Thủ tục hoàn thiện thanh toán công tác phí của doanh nghiệp, để kế toán có thể hoàn thiện thủ tục cần những chứng từ sau:
- Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05–TT)
- Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
- Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí
- Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác
- Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường… cước hành lý (nếu có). khóa học thanh toán quốc tế hà nội
- Hoá đơn tài chính (Bản gốc và bản copy)
=>Khi xuất trình chứng từ hoàn thiện thanh toán công tác phí nếu mức chi phí vượt quá lượng chi trả dự kiên của công ty mà các chứng từ xuất trình hợp lý thì kế toán thực hiện hoàn lại cho người đi công tác.
=>Trường hợp nếu thừa so với dự toán công tác phí thì hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương trong các tháng tiếp theo.
Lưu ý cần thiết khi thanh toán công tác phí:
=>Ngoài việc thực hiện thanh toán công tác phí theo quy định của nhà nước, nếu chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải phiên dịch sang tiếng việt. Dựa vào chứng từ để quyết toán với người được cứ đi công tác.
=>Trường hợp người đi công tác sử dụng dịch vụ nhà nghỉ, khách sạn phải có xác nhận đặt căn cứ để tính vào chi phí được trừ là: cuống vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass),chứng từ thanh toán của doanh nghiệp nghiệp cho các nhân.
Quy trình thanh toán công tác phí tại mỗi doanh nghiệp khác nhau dựa trên nội dung cơ bản trên
III. QUY TRÌNH THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ, TẠM ỨNG, THANH TOÁN
Trương hợp 1: chi tạm ứng cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
- Đề nghị tạm ứng (theo mẫu) – phải ghi rõ thời hạn thanh toán
- Đề xuất tạm ứng (bản copy)
Trường hợp 2: Thanh toán tiền tạm ứng
- Đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (theo mẫu 04–TT)
- Đề xuất (bản gốc)
- Hoá đơn tài chính (nếu có) (Bản gốc + Bản copy)
- Bảng kê chi tiết (nếu có nhiều khoản thanh toán)
- Để thanh toán tiền tạm ứng thì người làm thủ tục thanh toán tiền tạm ứng phải hoàn ứng hết khoản tạm thì mới được tạm ứng tiếp.
- Khi làm thủ tục tạm ứng phải thanh toán đúng thời hạn ghi trên giấy tạm ứng, nếu chưa hoàn lại được thì phải có giải trình cụ thể
Những lưu ý đăc biết về hóa đơn GTGT khi làm hồ sơ thanh toán công tác phí cần chú ý những điều sau:
- Ghi đủ Ngày, tháng ,năm lập hóa đơn
- Ghi đầy đủ tên TCT& địa chỉ:
- Tên đơn vị mua:
- Địa chỉ:
- Tên người mua:
- Mã số thuế:
=>Chú ý nếu không phải trường hợp bán hàng qua điện thoại thì kế toán cần phải ghi đầy đủ thông tin ngườ mua, người bán trên cả 3 liên ở hóa đơn.
=>Người làm hóa đơn thanh toán phải chịu trách nhiệm về nguồn gốc hóa đơn.
Với hóa đơn GTGT giá trị trên 20,000.000 đồng phải chuyển khoản thanh toán bằng tài khoản công ty. Làm giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản (áp dung từ 01/01/2009).
Sau khi có đủ hồ sở làm thủ tục thanh toán công tác phí đã hoàn thiện kế toán phải lưu giữ chứng từ thành từng tháng. Lập thành bảng kê các phiếu thanh toán công tác phí theo trình tự ngày tháng phát sinh theo tháng và quý lập vào từng file cụ thể.
Kết toán Lê Ánh chúc bạn thành công !
Từ khóa liên quan: hướng dẫn thanh toán công tác phí, mẫu quy định công tác phí, chế dodọ công tác phí năm 2017, công tác phí là gì, hướng dẫn chế độ công tác phí mới nhất, thông tư 97 về công tác phí, hồ sơ thanh toán công tác phí gồm những gì
