Home / Kinh nghiệm kế toán tổng hợp / Kế toán kho / Kiểm kê tài sản, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán

Kiểm kê tài sản, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán

Đối với kế toán thì việc kiểm kê, bảo quản và lưu trữ các tài liệu kế toán là một việc khá quan trọng. Trong bài viết sẽ trình bày nội dung chi tiết của kiểm kê tài sản, tác dụng cùng các loại kiểm kê, quy trình bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán trong doanh nghiệp

1. Kiểm kê tài sản

1.1 Nội dung của kiểm kê tài sản

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.

Các trường hợp phải kiểm kê tài sản

a) Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính;

b) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp;

c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp;

d) Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;

đ) Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

e) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

2. Tác dụng của kiểm kê tài sản

Trong quá trình kinh doanh, có nhiều nguyên nhân xuất phát từ bản thân của người thực hiện nghiệp vụ hay bản chất của tài sản kinh doanh mà xảy ra hiện tượng thất thoát tài sản. Kiểm kê tài sản là một trong những biện pháp ngăn ngừa và phát hiện rủi ro về tài sản bị mất cắp do hiện tượng tham ô, lãng phí do việc bất cẩn trong quản lý và sử dụng tài sản.

Việc kiểm kê tài sản cung cấp bằng chứng về sự tồn tại của tài sản, giúp thông tin kế toán có tính tin cậy. Đây cũng là cơ sở thông tin ban đầu quan trọng cho nhà quản trị nhằm đưa ra nhận định về tình hình tài sản nhằm quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

3. Phân loại kiểm kê

Kiểm kê được phân loại theo các loại

3.1 Phân loại theo phạm vi kiểm kê

Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn bộ các tài sản của đơn vị gồm : tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, khoản phải thu, tạm ứng, khoản phải trả,…Các tài sản này cần phải thực hiện kiểm kê ít nhất mỗi năm một lần trước khi lập báo cáo tài chính

Kiểm kê từng phần: Tùy theo thực tế yêu cầu quản lý, đặc thù của hoạt động kinh doanh mà nhà quản lý yêu cầu kiểm kê từng loại tài sản cố định tại những thời điểm khác nhau. Việc kiểm kê tài sản thường được thực hiện khi có sự bàn giao tài sản, khi cần phải xác định giá trị tồn tại của một loại tài sản nào đó, khi có hiện tượng mất cắp tài sản,…

3.2 Phân loại theo thời gian tiến hành kiểm kê

Kiểm kê định kỳ : Để đảm bảo việc quản lý tài sản một cách hiệu quả, nhà quản lý thường có quy định kiểm kê tài sản tại những thời điểm nhất định. Tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại tài sản mà nhà quản lý có quy định thời điểm kiểm kê. Ví dụ đối với tiền mặt, là tài sản có tính linh hoạt khá cao và dễ dàng bị mất mát, nên kiểm kê vào cuối mỗi ngày; hàng tồn kho nên kiểm kê vào cuối mỗi tháng và tài sản cố định nên kiểm kê cuối năm .

Kiểm kê bất thường : xảy ra khi có biến cố, làm ảnh hưởng đến công tác quản lý và kiểm soát tài sản. Đây chính là hoạt động kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định. Kiểm kê đột xuất thường thực hiện khi có sự thay đổi về người quản lý tài sản, khi có xự cố cháy nổ hay mất trộm,…

3.3 Thủ tục và phương pháp tiến hành kiểm kê

Kiểm kê tài sản là công tác cần được thực hiện bởi tất cả các nhân viên, bộ phận liên quan đến tài sản, do vậy cần phải tổ chức thực hiện một cách khoa học nhằm đạt được mục tiêu quản lý. Thủ trưởng đơn vị là người lãnh đạo và chịu trách nhiệm trong tổ chức kiểm kê; kế toán trưởng giúp Thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch công tác kiểm kê.

Trình tự công tác kiểm kê :

− Trước khi tiến hành kiểm kê: Thủ trưởng đơn vị ký quyết định thành lập ban kiểm kê, kế toán hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, tiến hành tổng hợp và khóa sổ. Nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm kê được thuận tiện nhanh chóng.

− Trong khi thực hiện kiểm kê: Tùy theo đối tượng mà cần có phương pháp tiến hành kiểm kê phù hợp.

+ Đối với tài sản kiểm kê là hàng tồn kho, tiền mặt và các chứng khoán, ấn chỉ có giá trị như tiền thì nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý số hiện vật, tiền mặt chứng khoán đó. Ngoài việc cân, đo, đong, đếm số lượng còn cần quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư hư hỏng, kém chất lượng, mất phẩm chất.

+ Đối với kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài sản trong thanh toán: Việc kiểm kê được thực hiện thông qua công tác đối chiếu số liệu giữa số dư của sổ sách kế toán tại đơn vị với số liệu của ngân hàng và các đơn vị khách hàng, nhà cung cấp có liên quan đến nghĩa vụ thanh toán. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp đúng số liệu ở hai bên.

− Sau khi kiểm kê:

+ Tổng hợp số liệu kiểm kê, xác định chênh lệch và phản phản ánh vào các biên bản kiểm kê.

+ Phân tích số liệu kiểm kê, xác định nguyên nhân chênh lệch thông tin giữa số liệu sổ sách và số liệu kiểm kê; báo cáo với nhà quản lý và đề nghị hướng giải quyết

+ Nhà quản lý cần căn cứ theo quy định và thủ tục của pháp luật, các trình tự và thủ tục kiểm soát tại đơn vị để đưa ra hướng giải quyết phù hợp, hiệu quả

Minh họa kiểm kê

Kiểm kê tài liệu kế toán

3.4 Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán trong quá trình sử dụng và lưu trữ phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn . Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính.

Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán :

a) Tối thiểu 5 năm đối với những tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, bao gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Tối thiểu 10 năm đối với những chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Ngoài ra, Chính phủ còn có quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ.

3.5 Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hay bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền; Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại;

Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp trên thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.

>>> Xem thêm: Sai sót hay gặp khi làm kế toán hàng tồn kho

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *