Bài viết này kế toán Lê Ánh sưu tầm từ chị Ngô Thị Lụa. Bài viết chỉ ra những sai lầm hay gặp phải của các kế toán viên khi ghi nhận doanh thu, Để tránh những sai xót không cần thiết cũng như những thiệt hại về tiền không đáng có đối với doanh nghiệp, Các bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây, để tích lũy thêm kinh nghiệm của người đi trước. Các bạn cân nhắc trước khi áp dụng vào đối với doanh nghiệp của mình nhé
>>>>>>>> xem thêm: Quy định ký thay trên hóa đơn giấy
1. Thời điểm xuất hóa đơn
Theo khoản 2 điều 16 TT 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của một số loại hình hoạt động của DN sau:
1.1. Đối với hoạt động bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
1.2. Đối với cung ứng dịch vụ: khoa hoc hanh chinh su nghiep o ha noi
Thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Trường hợp nếu DN cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Điểm cần lưu ý:
– Khoản tiền tạm ứng hoặc đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì không phải xuất hóa đơn GTGT. (Theo CV số 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 gửi cho hội kiểm toán việt Nam.)
1.3. Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt.
– Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Một số điểm cần lưu ý:
– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
– Trường hợp DN kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
2. Thời điểm xác nhận doanh thu để tính thu nhập chịu thuế
Theo Điều 3 TT 96/2015 Sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 78/2014/TT-BTC như sau:
“2. Thời điểm xác định doanh thu để tính thu nhập chịu thuế được xác định như sau:
a) Đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
b) Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc hoàn thành từng phần việc cung ứng dịch vụ cho người mua trừ trường hợp nêu tại Khoản 3 Điều 5 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC.
c) Đối với hoạt động vận tải hàng không là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ vận chuyển cho người mua.
d) Trường hợp khác theo quy định của pháp luật”
3. Chế tài xử phạt
Theo thông tư quy định là như vậy nhưng trên thực tế do những lý do khách quan mà chủ yếu là do khách hàng chưa thanh toán hết tiền nên dẫn đến việc chậm trễ xuất hóa đơn đầu ra (khi nào khách hàng trả hết tiền cty mới xuất hóa đơn) đây là thực tế đang diễn ra ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay.
Vậy hóa đơn xuất không đúng thời điểm theo quy định thì bị xử phạt như thế nào:
3.1. Đối với bên Bán:
Lập hóa đơn GTGT bị sai thời điểm sẽ bị phạt thế nào?
1.1. Bị xử phạt về hành chính.
Theo khoản 3 điều 11 TT10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm theo quy định
Ghi chú: Phạt theo từng lần xuất hóa đơn bị vi phạm
1.2. Bị Truy thu tiền thuế GTGT và thuế TNDN : do ghi nhận thời điểm doanh thu tính thuế GTGT và thuế TNDN bị sai dẫn đến kê khai bị thiếu tiền thuế. . Xử phạt 20% đối với hành vi kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế TNDN, GTGT phải nộp (theo khoản 2 điều 12 TT 166/2013/TT-BTC ngày 15/11/2013)
1.3. Bị xử phạt hành vi chậm nộp thuế GTGT và TNDN theo Luật số 71/2014/QH13 ngày 26/11/2014 của Quốc hội và Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015.
VD Cụ thể: Ngày 18/6/2016 Công ty TNHH Xuất nhập Khẩu Quốc Tế Á Châu ký hợp đồng bán 1 lô hàng trị giá 800.000.000.đ , thuế GTGT 80.000.000đ cho Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ. Sau khi ký hợp đồng, CTy CP Kỹ Nghệ đã chuyển khoản tạm ứng cho cty Á châu vào ngày 19/6 số tiền bằng 20% giá trị hợp đồng là 176.000.000đ và thanh toán hết ngay sau khi nhận đủ hàng.
Ngày 20/6, CTY Á Châu Xuất kho lô hàng trên và bàn giao cho CTy Thế hệ KT mới cùng ngày. Khi bàn giao hàng hóa đã lập biên bản bàn giao hàng hóa có đủ chữ ký đầy đủ của bên mua và bên bán .
Nhưng sau khi nhân hàng, đến ngày 5/9/2016 CTy Thế hệ KT mới thanh toán nốt số tiền còn lại cho CTy Á Châu và lúc đó Á Châu mới tiến hành xuất hóa đơn cho Thế hệ KT Mới vào ngày 05/09/2016.
Phân tích: Theo quy định về thời điểm xuất hóa đơn theo TT 39 thì CTy Á Châu đã vi phạm những lỗi sau
– Lỗi thứ 1 : Ngày bàn giao hàng hóa và ngày Xuất kho hàng ra khỏi Cty là ngày 20/06/2016 nhưng hóa đơn lại xuất vào ngày 05/09/2016 — Bị Phạt tiền từ 4-8 tr đồng do xuất hóa đơn sai thời điểm so với ngày bàn giao theo quy định
– Lỗi thứ 2: Nếu theo đúng quy định, hóa đơn phải xuất ngày 20/6( sẽ được kê khai thuế vào quý 2 và nộp tiền thuế GTGT đầu ra và thuế TNDN vào quý 2) nhưng hóa đơn lại xuất vào ngày 05/09 tức là rơi vào quý 3( Hóa đơn sẽ kê khai thuế quý 3 và nộp thuế GTGT đầu ra và thuế TNDN vào quý 3)– Như vậy là quý 2 công ty đã bị kê khai thiếu tiền thuế – sẽ bị truy thu thuế GTGT và thuế TNDN- Bị Xử phạt 20% đối với hành vi kê khai sai dẫn đến thiếu tiền thuế TGTGT, tiền thuế TNDN phải nộp
– Lỗi thứ 3: Nếu hóa đơn xuất vào quý 2 thì công ty sẽ phải nộp tiền thuế vào quý 2( nếu đầu ra phải nộp lớn hơn đầu vào được khấu trừ) nhưng lại xuất vào quý 3– do đó bị chậm nộp thuế – bị phạt tiền chậm nộp thuế nhân với lãi suất 0.03%/Ngày
3.2. Đối với Bên mua:
Hóa đơn ghi sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT, được tính vào CP được trừ khi xác định tính thuế TNDN hay ko?
Bên mua vẫn được kê khai, hoàn thuế đối với những hóa đơn GTGT hàng hóa mua vào do người bán lập sai thời điểm nếu các hóa đơn này có đủ điều kiện khấu trừ theo quy định.
Bên mua vẫn được hạch toán hóa đơn vào CP hợp lệ đối với hóa đơn do người bán lập sai thời điểm nếu các hóa đơn này hợp lý, hợp lệ, đảm bảo các điều kiện là một trong các chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN
4. Cách khắc phục
Vậy nếu DN xuất hóa đơn bị sai thời điểm so với quy định thuộc một trong trường hợp trên thì Kế toán phải xử lý thế nào?
TH1: Nếu ngày xuất hóa đơn vẫn còn nằm trong ngày của hiệu lực hợp đồng ( tức là chưa thanh lý hợp đồng)
– Cách đơn giản nhất khi lập biên bản giao nhận hàng , bảng kê xác nhận dịch vụ, biên bản nghiệm thu bàn giao giữa 2 bên , biên bản được lập thành 2 bản, bên bán sẽ để trống ngày , tháng, năm không điền vào để sau này sẽ điền ngày cho phù hợp với ngày xuất hóa đơn xuất ra. (cách này thì đơn giản nhưng ít khả thi vì khách hàng có thể sẽ không đồng ý)
– Đối với trường hợp biên bản giao nhận hàng , bảng kê xác nhận dịch vụ, biên bản nghiệm thu bàn giao không đúng ngày xuất hóa đơn thì tìm cách đưa ngày trên các chứng từ đó về ngày hóa đơn là xong. (Nếu khoảng cách ngày giữa các chứng từ trên với ngày xuất hóa đơn gần nhau nằm trong thời gian hiệu lực của hợp đồng).
TH2: Nếu ngày xuất hóa đơn không nằm trong ngày hiệu lực của hợp đồng( Tức là hợp đồng đã thanh lý)
Đối với việc xuất hóa đơn nằm ngoài thời gian hiệu lực của hợp đồng, Ngày xuất cách xa ngày viết trên biên bản giao hàng hóa, bảng kê xác nhận dịch vụ, biên bản nghiệm thu bàn giao công trình, hoặc là thời điểm giao nhau của hai năm tài chính.
–Thì lúc đó phải sửa lại cả một hệ thống hồ sơ đi kèm: Gồm đồng loạt các nội dung cần sửa sau
– Sửa lại ngày của hợp đồng và ngày hiệu lực của hợp đồng hoặc làm bổ sung phụ lục hợp đồng ( trong phụ lục hợp đồng gia hạn thêm về thời gian hiệu lực của hợp đồng , gia hạn thêm thời gian thanh toán, thời gian giao hàng … cho phù hợp với ngày của hóa đơn đã xuất.)
– Sửa ngày trên biên bản giao nhận hàng , bảng kê xác nhận dịch vụ, biên bản nghiệm thu bàn giao
– Đối với xây dựng lắp đặt thì phải sửa thêm cả hồ sơ thanh toán , gia hạn thêm ngày thi công và một số hồ sơ khác liên quan … để phù hợp.
— Đây là cách khó nhất không phải DN nào cũng sửa được nhất là hồ sơ của các DN xây dựng lắp đặt, phải kết hợp với nhiều bộ phận khác nữa ở trong DN thì hồ sơ mới sửa hoàn chỉnh được và có rất nhiều cách sửa khác nhau còn phụ thuộc vào hồ sơ thực tế của Doanh nghiệp
Các bạn xem thêm các bài viết tại: https://ketoanleanh.edu.vn/
Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!
